Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm chấm công cho máy chấm công vân tay

Trong công tác quản lý nhân sự thì chấm công là một việc làm vô cùng quen thuộc và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Việc chấm công sẽ giúp cho chủ doanh nghiệp hay các bộ phận hành chính nhân sự, kế toán có thể nắm được số ngày, số giờ công làm việc của mỗi nhân viên. Từ việc chấm công này, những nhà quản lý có thể nắm được rằng các nhân viên có đang thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp hay không, hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, tính thưởng hoặc đánh giá nhân viên.

Hiện nay, các hình thức chấm công rất đa dạng, có thể chấm công bằng thẻ giấy/ thẻ từ, chấm công bằng vân tay, chấm công bằng mống mắt, chấm công online bằng phần mềm quản lý nhân sự,… Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp tại Việt Nam đang sử dụng hình thức chấm công bằng vân tay. Hình thức này phổ biến nhất vì có mức độ chính xác cao và giảm thiểu gian lận. Ngoài ra, hình thức chấm công bằng máy chấm công vân tay còn cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra/vào một cách linh hoạt để tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

Máy chấm công hoạt động được thì cần đến 2 bộ phận chính là máy chấm công vân tay và phần mềm quản lý máy chấm công. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm chấm công khác nhau, vì thế không khỏi khiến cho các nhà quản lý phân vân khi lựa chọn. Bài viết sau sẽ đưa ra khái niệm, phân loại và các kinh nghiệm lựa chọn phần mềm chấm công vân tay cho các doanh nghiệp.

Phần mềm chấm công là gì?

Về khái niệm, phần mềm chấm công chính là phần mềm có khả năng thu thập các thông tin thời gian ra/vào, đi muộn về sớm, làm thêm của từng nhân viên để người quản lý có thể quản lý nhân viên được tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm chấm công còn có thể giúp bộ phận hành chính nhân sự tiết kiệm thời gian chấm công nhân viên. Đặc biệt những bảng tính lương mà phần mềm chấm công đưa ra rất chính xác và minh bạch.

Phần mềm chấm công có 2 loại: 

1. Phần mềm Offline: Phần mềm dạng này thường chạy trên nền tảng window, cho phép người quản lý thao tác, quản lý dữ liệu chấm công, xuất dữ liệu đó ra theo các biểu mẫu có sẵn của phần mềm, xuất theo khung thời gian tùy chọn.

2. Phần mềm Online: Đây là phần mềm chấm công hiện đại. Phần mềm loại này chạy trên nền tảng web, tải dữ liệu tự động, quản lý máy chấm công online, chấm công trên điện thoại; Hỗ trợ xem báo cáo trên điện thoại, máy tính bảng, laptop, PC mà không bị giới hạn hệ điều hành, không giới hạn về khoảng cách, vị trí, hay thiết bị, chỉ cần có internet là có thể sử dụng được. Giải pháp phần mềm online này không còn là xu thế mà chính là định hướng cho các phần mềm chấm công trong thời gian tới.

Những lợi ích mà phần mềm chấm công mang lại:

– Việc chấm công được thực hiện hoàn toàn tự động, giúp hạn chế bị rò rỉ thông tin cũng như việc gian lận trong chấm công của nhân viên.

– Tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức cho phòng kế toán và hành chính trong việc làm bảng lương cho nhân viên

– Đảm bảo việc tính lương cho nhân viên bằng phần mềm chấm công hoàn toàn minh bạch, không bị sai sót hoặc can thiệp bằng thủ công như trước.

– Việc chấm công nhân viên theo ca làm, theo ngày nghỉ phép, tăng căng, làm ngày Lễ, Tết rất chính xác.

– Ngăn ngừa được những sai sót rất hay xảy ra trong việc áp dụng các quy chế làm việc và tăng ca.

– Các báo báo được xuất ra file Excel giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát và theo dõi từng nhân viên.

Kinh nghiệm khi lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp

Phần mềm chấm công sẽ chiếm 70% quyết định là giải pháp chấm công đó có phù hợp với doanh nghiệp hay không. Cho dù doanh nghiệp có sở hữu hệ thống chấm công có 1 máy chấm công, hay hệ thống có 1,000 máy chấm công, thì phần mềm mới là yếu tố quan trọng nhất trong việc triển khai chấm công. Vì vậy các nhà quản lý cần nắm được các tiêu chí sau đây để quyết định xem phần mềm chấm công nào sẽ phù hợp với doanh nghiệp nhất.

?Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Điều quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm chấm công cho doanh nghiệp chính là giao diện dễ sử dụng, các công cụ của phần mềm không cản trở đội ngũ quản lý nhân sự thực hiện các thao tác nghiệp vụ trên đó. Phần mềm có thể bao gồm nhiều module và tính năng, nhưng chúng nhất định phải được hệ thống rõ ràng, trực quan kèm theo bộ lọc và tìm kiếm đủ mạnh. Sẽ là tốt nhất nếu có thêm thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc doanh nghiệp tham gia một khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp khi chính thức đưa phần mềm vào sử dụng.

?Kết hợp được với các tính năng quản lý nhân sự khác

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp các dữ liệu về thời gian ra/vào của nhân viên, các phần mềm chấm công hiện đại hiện nay sẽ kết hợp thêm những tính năng quản lý đi kèm như tính lương tự động, quản lý ca làm,…

?Quản lý chặt chẽ các dữ liệu

Vì dữ liệu nhân sự là cực kỳ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là thông tin cá nhân và thông tin ra/vào ca của các nhân viên. Phần mềm chấm công đạt chuẩn phải là phần mềm có thể bảo mật tốt các thông tin cho doanh nghiệp. Hơn thế nữa, dữ liệu cần được sắp xếp hợp lý, để người quản lý có thể dễ dàng tra cứu thông tin, kết nối với dữ liệu, tính lương chính xác.

?Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình, đáng tin cậy

Cần lựa chọn các đơn vị cung cấp phần mềm đảm bảo được chuyên môn để nhanh chóng nắm bắt và xử lý các vấn đề kỹ thuật của phần mềm. Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn một nhà cung cấp sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và nâng cấp phần mềm miễn phí khi cần thiết.

?Các chức năng khác

Đối với các phần mềm có thể sử dụng Online sẽ hỗ trợ thêm tính năng quản lý nhân viên từ xa bằng điện thoại đồng bộ với phần mềm. Khi chấm công, phần mềm có thể tự động gửi tin nhắn xác nhận đến từng nhân viên hoặc phân quyền sử dụng máy chấm công để bảo mật thông tin tốt nhất.

Phần mềm chấm công offline và online của Tanca

?Phần mềm chấm công offline

Phần mềm máy chấm công Tanca phiên bản Offline được cung cấp miễn phí để cài đặt trên máy tính. Với giao diện hiện đại, đầy đủ các tính năng như phần mềm chấm công truyền thống, Tanca có khả năng tích hợp với hầu hết các loại máy chấm công vân tay phổ biến trên thị trường như Zkteco, Ronald Jack, Wise Eye,…

Ưu điểm:

– Giao diện đơn giản và hiện đại: Phần mềm máy chấm công Tanca được thiết kế theo giao diện đơn giản, tập trung vào hành vi người sử dụng để giúp việc thực hiện ít thao tác nhất. Trên 1 màn hình Chấm công, người sử dụng có thể thực hiện hầu hết các thao tác với tốc độ cực nhanh giúp việc xử lý công cho hàng ngàn người chỉ tốn vài giây.

– Tốc độ xử lý nhanh: Dữ liệu lưu trữ là MongoDB, giúp việc truy xuất dữ liệu cực nhanh và xử lý dữ liệu dễ dàng. Sẽ không còn tình trạng mất nhiều thời gian cuối tháng để xử lý Bảng chấm công nữa. Phần mềm Tanca cũng tương thích với các hệ điều hành Win7, Win8 và Win10.

– Sao chép và đồng bộ dữ liệu từ phần mềm cũ: Nếu doanh nghiệp đang sử dụng các phần mềm máy chấm công truyền thống thì có thể chuyển đổi toàn bộ dữ liệu sang phần mềm chấm công Tanca. Mọi thao tác chuyển đổi là rất đơn giản.

?Phần mềm chấm công online

Phần mềm máy chấm công Tanca phiên bản Online hoạt động dựa trên nền tảng điện toán đám mây, tự động hóa các dữ liệu trong hoạt động nhân sự. Đây là phần mềm nhân sự thông minh, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả cho cả nhân viên và lãnh đạo thông qua hệ thống công nghệ hiện đại.

Ưu điểm:

– Hỗ trợ doanh nghiệp chấm công bằng nhiều hình thức: Phần mềm có thể tích hợp với máy chấm công vân tay. Đặc biệt, phần mềm còn hỗ trợ chấm công trực tuyến ngay trên điện thoại thông qua Wifi, định vị vị trí GPS, thông qua Camera nhận diện khuôn mặt bằng công nghệ AI.

– Giảm thiểu đến 80% công tác hành chính nhân sự nhờ cung cấp các tính năng: Quản lý ca linh hoạt, tính lương tự động, đánh giá dựa trên KPI, báo cáo thông minh, quản lý tài sản trong doanh nghiệp,…