Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Top 7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

Nếu không phải là người yêu thích các giải pháp công nghệ cao, bạn có thể sử dụng những phương pháp quản lý công việc đơn giản như: Google Trang tính, Google Tài liệu, Microsoft Word và Microsoft Excel.

Tuy nhiên, cách quản lý công việc theo kiểu truyền thống này chỉ có thể áp dụng quản lý cho một team nhỏ, với các công việc đơn giản, còn hiệu quả hoàn thành nhiệm vụ lại không cao. Nhân viên dễ dàng bỏ sót công việc hoặc dành nhiều thời gian cho những công việc khẩn cấp nhưng có mức độ ưu tiên thấp. 

Điều này thật sự gây lãng phí và không khoa học!

Các phần mềm quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn tổ chức, thực hiện và theo dõi các công việc của nhóm một cách hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp bạn dễ dàng tích hợp hệ thống vào luồng công việc hiện có và đơn giản hóa quy trình hằng ngày của team. 

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin về cách chọn phần mềm, nhanh chóng so sánh và đánh giá để tìm ra phần mềm quản lý công việc phù hợp nhất cho nhóm.

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc được sử dụng để lập kế hoạch công việc, triển khai công việc, phân bổ công việc, nguồn tài nguyên, chỉ định nhân sự tham gia, và quản lý các sự thay đổi trong công việc, dự án.

Ngoài ra phần mềm quản lý công việc còn được sử dụng để cộng tác, liên lạc, kết nối giữa các các thành viên trong team và giữa các team với nhau.

Thông thường, các phần mềm sẽ giúp bạn quản lý hiệu quả tất cả các công việc bằng cách hướng dẫn bạn tìm ra 20% công việc có mức độ ưu tiên cao hàng đầu. Nhờ đó mà bạn có thể làm việc một cách khoa học và tiết kiệm thời gian.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc

– Giúp bạn tổ chức, phân công và ưu tiên các nhiệm vụ từ một nền tảng trung tâm.

– Chia nhỏ các dự án phức tạp thành nhiều nhiệm vụ con có liên quan với nhau.

– Giúp team bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách gửi lời nhắc kịp thời.

– Cho phép bạn đặt mục tiêu và cột mốc quan trọng.

– Theo dõi tiến độ làm việc của nhóm và quản lý thời hạn hoàn thành của từng thành viên.

Các tính năng cần có của một phần mềm quản lý công việc

1. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm tốt là phần mềm có thể tối ưu các thao tác của người dùng. Có nghĩa là bạn không cần phải mất nhiều thời gian để làm quen và sử dụng phần mềm. Giao diện được thiết kế tối ưu, đơn giản và tiện dụng là điều cần thiết phải xem xét.

2. Quản lý các công việc trong dự án từ một nền tảng

Các dự án và công việc cần được sắp xếp và quản lý ở một vị trí tập trung, dễ tiếp cận. Bạn có thể theo dõi trạng thái (chưa làm, đang làm, hoàn thành) của công việc, phân công chúng cho các thành viên, đặt các các thứ tự ưu tiên, nhắc nhở các thành viên, theo dõi tiến độ của dự án,… trên một nền tảng duy nhất.

3. Xem nhiệm vụ một cách trực quan

Với phần mềm quản lý công việc, bạn có thể xem các nhiệm vụ và công việc theo một số kiểu: Dạng xem Thông thường, Dạng xem Kanban, Dạng xem Phụ thuộc và Dạng xem Gantt. Các chế độ xem khác nhau giúp bạn nhận định nhiệm vụ từ nhiều khía cạnh khác nhau để đưa ra quyết định giải quyết đúng đắn. 

4. Báo cáo theo thời gian thực

Bạn không cần phải đợi tới những buổi họp thường niên, hay phải trực tiếp hỏi nhân viên mới cập nhật được tiến độ thực hiện của các dự án. Với việc sử dụng phần mềm, bạn có thể cập nhật thông tin đó bất kỳ lúc nào: Có bao nhiêu dự án đã hoàn thành, bao nhiêu công việc đã trễ hạn, những nhân viên nào hoàn thành đúng hạn nhiệm vụ, nhân viên nào không,…

5. Truy cập dữ liệu nhanh chóng

Phần mềm quản lý công việc tốt sẽ giúp bạn kết nối với tất cả những dữ liệu, nguồn thông tin quan trọng dù ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào miễn là có kết nối internet. Trong trường hợp bạn chưa hoàn thành công việc tại văn phòng, bạn có thể về nhà, hay đến quán cafe để làm việc mà không sợ quên mang theo tài liệu bên người.

6. Đội ngũ hỗ trợ nhiệt tình

Đội ngũ hỗ trợ chính là bằng chứng rõ ràng cho mức độ uy tín của nhà cung cấp. Thời gian đầu khi sử dụng phần mềm, bạn có thể gặp khó khăn và cần sự hướng dẫn nhiều. Đội hỗ trợ cần hỗ trợ đúng lúc để quá trình học và áp dụng phần mềm cho doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng hơn.

7 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay

1. Tính năng giao việc của Tanca

Tính năng giao việc của Tanca giúp bạn tổ chức công việc một cách đơn giản, khoa học và chuyên nghiệp. Mục tiêu của Tanca chính là giúp bạn có thể quản lý các công việc một cách thông minh, xử lý phân công nhiệm vụ hiệu quả, nâng cao hiệu suất làm việc của nhóm.

Sau đây là một số đặc điểm nổi bật của tính năng giao việc trên Tanca:

– Quản lý Tiến độ công việc: Lên kế hoạch cho một dự án và theo dõi tình trạng công việc của dự án thông qua mô hình quản lý Gantt. Mọi người sẽ nhận thấy tiến độ hàng ngày mà họ cần thực hiện (đạt bao nhiêu %) và người hoặc đội ngũ kế tiếp đang chờ đợi họ hoàn thành.

– Quản lý Quy trình công việc: Với Tanca bạn sẽ thấy rõ được công việc nào đang lên kế hoạch, việc nào đang làm, việc nào đã hoàn thành. Ban có thể dễ dàng điều chỉnh lại các Quy trình để đảm bảo các bước tốt nhất, bên cạnh đó đội ngũ của bạn cũng sẽ nhận thấy họ đang ở bước nào trên Quy trình làm việc để dễ hoàn thành.

– Báo cáo khoa học và rõ ràng: Các báo cáo dữ liệu theo thời gian thực hàng ngày. Bạn có thể theo dõi các báo cáo theo nhiều dạng như cột, bảng biểu hay danh sách.

2. Phần mềm Myxteam

Một trong những cái tên khá nổi trong thị trường phần mềm quản lý dự án ở Việt Nam hiện nay chính là MyXTeam. Đây là công ty đã xuất hiện trên Sharktank Việt Nam, và khẳng định MyXTeam sẽ thay thế được vị trí của Trello.

MyXTeam là nền tảng giao tiếp và quản lý công việc dựa trên sự kết hợp của Social, Mobile, và Cloud. Hệ thống được đồng bộ hoá trên tất cả các thiết bị Web App, IOS, và cả Android, tạo điều kiện cho người dùng có thể kết nối và sử dụng phần mềm mọi lúc mọi nơi, không giới hạn không gian làm việc.

3. Phần mềm Anasa

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc phổ biến nhất hiện nay.

Asana có một giao diện thân thiện, sạch sẽ, dễ hiểu. Phần mềm cũng có tính năng ngoại tuyến để cập nhật các công việc của bạn khi đang di chuyển, nó sẽ tự động đồng bộ hóa khi bạn trực tuyến trở lại.

Asana mang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý. Nhờ đó mà phần mềm trở nên hữu ích cho những người quản lý đồng thời nhiều dự án và nhóm khác nhau. Cụ thể:

– Thao tác trên đầu việc: Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc.

– Tuỳ chọn giao diện hiển thị: Giống như ở nhiều phần mềm quản lý công việc khác, danh sách công việc  trên Asana được chuyển đổi linh hoạt dưới dạng bảng Kanban hoặc To-do list.

– Tạo báo cáo tự động: Ở bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ hoạt động ở phiên bản trả phí của phần mềm.

4. Phần mềm Trello

Trello là một phần mềm quản lý công việc với dung lượng miễn phí rộng rãi đủ để đáp ứng hầu hết các nhu cầu trong quy mô nhóm nhỏ.

Bạn có thể giao nhiệm vụ, thời hạn và thêm mô tả cho từng nhiệm vụ thông qua thẻ Trello. Các thẻ dễ dàng di chuyển theo danh mục trên bảng Kanban bằng cách kéo và thả. Người dùng cũng có thể xem lại thời hạn công việc thông qua chế độ xem lịch trong phần mềm.

Mặc dù Trello dễ hiểu và gần như hoạt động mượt mà khi sử dụng, nhưng nó lại khá tụt hậu khi nói đến các tính năng tự động hóa mạnh mẽ hơn và vẫn thiếu một đề nghị nâng cấp hấp dẫn.

Nếu bạn có kế hoạch thành lập một mô hình kinh doanh nhỏ, Trello là lựa chọn tuyệt vời để bắt đầu, nhưng hãy tìm đến những giải pháp tiên tiến hơn và tích hợp nhiều tính năng hơn khi mô hình và nhóm phát triển của bạn phát triển.

5. Phần mềm Wrike

Bên cạnh Asana, Wrike cũng là một giải pháp quản lý công việc mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike thay thế không chỉ email mà còn hầu hết công cụ làm việc khác. Theo đánh giá của Business News Daily, Wrike được bình chọn là lựa chọn hàng đầu cho giải pháp quản lý dự án miễn phí. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho những team nhỏ hoặc các startup không có nhiều kinh phí.

6. Phần mềm Jira

Jira là phần mềm công việc của Atlassian một công ty công nghệ nổi tiếng nhất của Úc. Jira lúc trước vốn nổi tiếng quản lý công việc cho các đội ngũ làm lập trình nhưng sau này trở nên phổ biến hơn cho việc quản lý ở các tập đoàn hay các công ty lớn. Jira tập trung vào tăng tính hiệu quả của công việc. Công cụ làm việc này cho phép lên kế hoạch, theo dõi, báo cáo… Rất phù hợp cho các công ty thực hiện dự án hay phát triển sản phẩm.

7. Phần mềm Teamwork

Teamwork là phần mềm quản lý công việc được hơn 20.000 công ty và 6.000 cơ quan tin dùng để quản lý các công việc của họ. Nó không chỉ mạnh mẽ vì có giao diện thân thiện với người dùng mà còn rất linh hoạt cho phép bạn tùy chỉnh quy trình làm việc của mình.

Nhiều dự án phức tạp có thể được quản lý dễ dàng và có thể được theo dõi dưới dạng biểu đồ gantt, danh sách hoặc chế độ xem bảng. Đây cũng là một lựa chọn tuyệt vời cho các đại lý do tính năng “Quyền khách hàng” cho phép bạn quản lý quyền của khách hàng đối với các lĩnh vực của nền tảng như theo dõi thời gian và lập hóa đơn.

8. BaseWork

BaseWork là một phần mềm quản lý công việc nằm trong hệ sinh thái của base.vn. Để giải quyết bài toán điều hành công việc và dự án của doanh nghiệp, BaseWork cung cấp hơn 15 cách thức quản lý khác nhau và hiển thị dưới các dạng biểu đồ khác nhau để giúp cho việc hình dung tiến độ công việc tốt hơn.

Phần mềm cũng hoạt động trên nhiều thiết bị khác nhau như điện thoại máy tính.

Về giá cả thì BaseWork có nhiều gói sử dụng khác nhau, cao hơn mặt bằng chung của các phần mềm Việt hiện tại. Cho nên, phần mềm này sẽ phù hợp với những doanh nghiệp tầm trung và lớn.

9. FastWork

FastWork là phần mềm quản lý công việc được phát triển bởi công ty TNHH công nghệ FastWork Việt Nam.

Hệ thống quản lý quy trình toàn diện của FastWork cho phép doanh nghiệp có thể số hóa những quy trình công việc lặp đi lặp lại trên hệ thống. Khi có một công việc được khởi tạo và gán với quy trình thì công việc đó sẽ chạy theo quy trình đã thiết lập sẵn.

Hệ thống quản lý lịch biểu chi tiết với các chức năng như: tạo nhanh các sự kiện, lịch viếng thăm khách hàng, lịch hẹn,… và tự động nhắc nhở thực hiện công việc, cập nhật tiến độ hằng ngày.

10. Faceworks

Sử dụng phần mềm Faceworks, bạn có thể thực hiện các thao tác như lưu trữ tài liệu, thống kê thông tin liên quan đến dự án, báo cáo tiến độ làm việc thực tế như gói thầu, đầu tư, hợp đồng, chi phí tài chính,… Thông qua Faceworks, người dùng có thể lập kế hoạch công việc chi tiết và dễ dàng hơn.

Phần mềm hỗ trợ trên mọi nền web, hỗ trợ truy cập từ xa trên mọi thiết bị rất tiện lợi.

Thêm vào đó, Faceworks còn có khả năng tùy biến cao, xây dựng trên quy trình và yêu cầu cụ thể của khách hàng, dễ dàng thay đổi để phù hợp khi có sự thay đổi cả về quy mô lẫn cấu trúc doanh nghiệp.

Tuy nhiên, giao diện của phần mềm này chưa được bắt mắt và hiện đại, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ.

Chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp với bạn

Chọn phần mềm quản lý công việc tốt nhất từ vô số các tùy chọn và áp dụng vào quy trình làm việc của nhóm không phải là điều dễ dàng.

Trước khi đưa ra một lựa chọn, điều quan trọng là phải xem xét một số điểm quan trọng cần ghi nhớ:

?Nhu cầu thực sự

Chính xác thì bạn cần phần mềm quản lý công việc để làm gì?

Nhu cầu của tôi có thể không giống như nhu cầu của bạn. Và không phải phần mềm nào cũng cung cấp các tính năng như nhau. Vì vậy, bạn cần xác định lý do chính khiến bạn tìm kiếm và sử dụng phần mềm.

?Tính năng bổ sung

Ngoài các nhu cầu cốt lõi, bạn nên xem phần mềm mà bạn đang cân nhắc có cung cấp các tính năng bổ sung nào khác.

Chấm công, quản lý thời gian nghỉ, tính lương, truyền thông nội bộ và hàng chục tính năng khác sẽ không nhất thiết nằm trong danh sách những tính năng “quản lý công việc cốt lõi”. Nhưng chúng vẫn rất tuyệt nếu bạn đang cố gắng tối ưu hóa bộ phận nhân sự của mình. Chỉ cần đừng để một danh sách dài các tính năng bổ sung làm phân tán nhu cầu quản lý công việc của bạn.

?Giá bán

Hầu hết các phần mềm quản lý công việc tính giá hàng tháng cho mỗi user. Mức giá của các phần mềm nước ngoài thường cao hơn nhiều so với các phần mềm của Việt Nam.

Và không phải mọi giải pháp nhân sự đều có giá trực tuyến minh bạch. Trong một số trường hợp, bạn sẽ phải liên hệ với nhóm bán hàng để yêu cầu báo giá và bản demo.

Những câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là bất kỳ công cụ kỹ thuật số nào giúp bạn lập kế hoạch, theo dõi và hoàn thành một đơn vị công việc.

Phần mềm quản lý công việc thường sẽ giúp liệt kê, kiểm tra, chi phí và tổ chức một nhiệm vụ hoặc công việc đã cho. Phần mềm cũng sẽ hiển thị mối liên kết giữa các tác vụ để bạn biết những việc cần làm theo thứ tự nào.

2. Thế nào là một phần mềm quản lý công việc tốt nhất?

Không có phần mềm quản lý công việc tốt nhất – câu trả lời phụ thuộc vào loại công việc bạn muốn quản lý, quy mô nhóm của bạn, ngân sách của bạn và nhiều thứ khác.

Tuy nhiên chúng tôi khuyến nghị bạn nên tìm một nhà cung cấp chất lượng, có uy tín trên thị trường. Phần mềm thì cần đáp ứng những yêu cầu như bài đã liệt kê ở trên và phù hợp cho các cá nhân và nhóm ở mọi quy mô.

3. Cách tốt nhất để theo dõi các công việc thông qua phần mềm?

Cách tốt nhất để theo dõi nhiệm vụ và công việc sẽ phụ thuộc vào thói quen làm việc của team bạn. Một số người thích danh sách, những người khác bảng Kanban, một số thích sắp xếp công việc của họ theo lịch hoặc biểu đồ Gantt.

Tanca hiện cung cấp nhiều cách để theo dõi công việc như: Chế độ xem Bảng, Cột, Danh sách, Lịch, Gantt,… để bạn có thể linh hoạt lựa chọn.

4. Nên sắp xếp công việc như thế nào?

Bạn nên sắp xếp các nhiệm vụ công việc theo mức độ quan trọng nhất đối với bạn.

Ví dụ: Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên hoặc theo người được giao nhiệm vụ, theo mức độ khẩn cấp, trạng thái hoặc loại nhiệm vụ. Với Tanca, bạn có thể tạo các thuộc tính tùy chỉnh mà bạn có thể sử dụng để nhóm, sắp xếp và lọc các công việc.

5. Có công cụ khác thay thế phần mềm quản lý công việc không?

Nếu team bạn nhỏ và bạn không phải là người yêu thích các ứng dụng ưa thích hoặc các giải pháp công nghệ cao, bạn có thể dựa vào các chương trình chung có chức năng ghi chú và tổ chức như Google Trang tính, Google Tài liệu, Microsoft Word và Microsoft Excel.

Tuy nhiên, những công cụ này yêu cầu người dùng nhập liệu thủ công nhiều hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể sẽ gặp khó khăn trong việc xác định chi tiết các đầu việc khi dự án ngày càng mở rộng, vì vậy cần cần có kế hoạch ngay từ ban đầu.